انواع شیفت کاری در دستگاه حضور و غیاب + آموزش تنظیم و گزارش‌گیری 1404

در این مقاله شما را با انواع شیفت های کاری در دستگاه حضور و غیاب و نکات مربوطه آشنا خواهیم کرد. مدیریت منابع انسانی در هر سازمانی، بدون شک یکی از ستون‌های اصلی موفقیت آن به شمار می‌رود. وقتی صحبت از مدیریت نیروی کار به میان می‌آید، اولین موضوعی که ذهن مدیران را به خود مشغول می‌کند کنترل ساعات کاری کارکنان است. ابزار اصلی برای این کار، نرم‌افزار حضور و غیاب است؛ ابزاری که نه تنها فرآیند ورود و خروج پرسنل را ثبت می‌کند، بلکه امکان مدیریت دقیق شیفت‌ها، مرخصی‌ها، اضافه‌کاری‌ها و حتی قوانین پیچیده کار را نیز فراهم می‌سازد.

امروزه حتی نسخه‌های نرم‌افزار حضور و غیاب رایگان نیز در دسترس هستند که می‌توانند برای شرکت‌های کوچک و متوسط انتخاب مناسبی باشند. بدون بهره‌گیری از این سیستم‌ها، هماهنگی بین کارکنان شبیه به یک ارکستر بدون رهبر خواهد بود؛ هر کس ساز خودش را می‌زند و نتیجه چیزی جز بی‌نظمی نخواهد بود. اما با یک نرم‌افزار حضور و غیاب کارآمد، همه‌چیز روی نظم جلو می‌رود؛ از شیفت‌بندی دقیق گرفته تا محاسبه عادلانه حقوق.

چرا شیفت های کاری در دستگاه حضور و غیاب اهمیت دارد؟

شیفت‌بندی در یک سازمان تنها به معنای تعیین ساعت شروع و پایان کار نیست. بلکه ابزاری است برای:

• افزایش بهره‌وری سازمان؛ چون هر فرد در زمان مناسب و بر اساس توان و ظرفیت خود فعالیت می‌کند.
• کاهش تعارضات و اختلافات کاری؛ هیچ کارمندی نمی‌تواند منکر ساعات کاری خود شود چون همه‌چیز به صورت سیستمی ثبت می‌گردد.
• رعایت قوانین کار و بیمه؛ قوانین کار در ایران به‌ویژه در خصوص شیفت شب، اضافه‌کاری و تعطیلات بسیار حساس هستند. نرم‌افزار حضور و غیاب با قابلیت تعریف این قوانین به‌صورت دقیق، جلوی مشکلات حقوقی را می‌گیرد.
• برنامه‌ریزی منابع انسانی؛ با گزارش‌گیری دقیق از شیفت‌ های کاری در نرم افزار حضور و غیاب، مدیران می‌توانند برای آینده بهتر برنامه‌ریزی کنند.

انواع شیفت های کاری در دستگاه حضور و غیاب (ساعت زن)

۱. شیفت ثابت (Fixed Shift)

در این نوع، ساعات ورود و خروج کارکنان در طول هفته یا ماه تغییر نمی‌کند. به عنوان مثال، همه روزه از ساعت ۸ صبح تا ۴ بعدازظهر. این شیفت بیشتر در ادارات دولتی، بانک‌ها یا سازمان‌هایی که ساختار کاری مشخص دارند استفاده می‌شود. نرم‌افزار حضور و غیاب رایگان به راحتی می‌تواند این مدل را پشتیبانی کند.

۲. شیفت چرخشی (Rotational Shift)

در بسیاری از صنایع مانند بیمارستان‌ها، کارخانه‌های تولیدی یا مراکز خدماتی ۲۴ ساعته، نیروی انسانی باید در تمام ساعات شبانه‌روز در دسترس باشد. به همین دلیل شیفت‌ها به صورت دوره‌ای بین افراد می‌چرخد؛ مثلاً یک هفته صبح‌کار، هفته بعد شب‌کار. مدیریت این نوع شیفت‌ها بدون نرم‌افزار حضور و غیاب عملاً غیرممکن است چون نیاز به هماهنگی پیچیده دارد.

۳. شیفت شبانه (Night Shift)

کارکردن در ساعات شب (معمولاً بین ۱۰ شب تا ۶ صبح) قوانین خاص خود را دارد. پرداخت اضافه‌کاری شبانه، سختی کار و تأثیرات آن بر سلامت کارکنان از جمله مواردی است که باید در نظر گرفته شود. یک نرم‌افزار حضور و غیاب رایگان یا نسخه‌های حرفه‌ای، امکان تعریف نرخ‌های متفاوت برای این شیفت را دارند.

۴. شیفت متغیر یا انعطاف‌پذیر (Flexible Shift)

در دنیای امروز و به خصوص در شرکت‌های دانش‌بنیان یا استارتاپ‌ها، انعطاف‌پذیری در ساعات کاری اهمیت ویژه‌ای پیدا کرده است. در این شیفت، افراد می‌توانند ساعات ورود و خروج خود را تغییر دهند، به شرطی که مجموع ساعات موظفی تکمیل شود. مدیریت این نوع شیفت‌ها بدون ابزار دقیق حضور و غیاب بسیار سخت است.

۵. شیفت مقطعی (Split Shift)

برخی مشاغل مانند رستوران‌ها یا مراکز تماس نیاز دارند که کارمند در دو بازه مختلف در طول روز حضور داشته باشد. مثلاً صبح سه ساعت و عصر پنج ساعت. نرم‌افزار حضور و غیاب این قابلیت را دارد که این بازه‌ها را ثبت و محاسبه کند.

۶. شیفت ترکیبی (Hybrid Shift)

گاهی اوقات سازمان‌ها ترکیبی از چند مدل شیفت را استفاده می‌کنند؛ مثلاً بخشی از زمان ثابت و بخشی انعطاف‌پذیر. این مدل به ویژه برای سازمان‌هایی که هم نیاز به حضور فیزیکی و هم کار دورکاری دارند، کاربردی است.

در نهایت با توجه به نیاز هر سازمان یا مجموعه‌ایی یک یا چند نوع از انواع شیفت های کاری در نرم افزار حضور و غیاب انتخاب می‌شود.

امکانات کلیدی برای مدیریت شیفت های کاری در دستگاه حضور و غیاب

• تعریف نامحدود شیفت‌ها بر اساس نیاز سازمان
• امکان جابجایی خودکار شیفت‌ها برای پرسنل
• ثبت دقیق اضافه‌کاری و تأخیر
• گزارش‌گیری جامع برای مدیران منابع انسانی
• قابلیت اتصال به قوانین کار ایران برای رعایت کامل مقررات
• امکان همگام‌سازی با دستگاه‌های بیومتریک (دستگاه حضور و غیاب اثر انگشتی، دستگاه حضور و غیاب تشخیص چهره)

مزایای استفاده از نرم‌افزار حضور و غیاب رایگان برای کسب‌وکارها

نسخه‌های نرم‌افزار حضور و غیاب رایگان مخصوصاً برای سازمان‌های کوچک و نوپا، یک گزینه ایده‌آل به شمار می‌روند. این نرم‌افزارها معمولاً امکانات پایه‌ای همچون ثبت ورود و خروج، تعریف شیفت‌های ساده و گزارش‌گیری اولیه را ارائه می‌دهند. هرچند برای شرکت‌های بزرگ‌تر توصیه می‌شود از نسخه‌های پیشرفته‌تر استفاده کنند تا بتوانند قوانین پیچیده‌تری را مدیریت کنند.

نقش قوانین کار در مدیریت شیفت‌ها

یکی از موضوعات بسیار مهم در شیفت‌بندی، رعایت قوانین کار است. طبق قانون کار ایران:

• کار در شب (بین ۲۲ تا ۶ صبح) شامل مزایای ویژه است.
• حداکثر ساعات کاری هفتگی ۴۴ ساعت در نظر گرفته شده است.
• مرخصی، تعطیلات رسمی و مأموریت‌ها باید به صورت دقیق ثبت شوند.

یک نرم‌افزار حضور و غیاب معتبر این امکان را دارد که تمامی این قوانین را به صورت پیش‌فرض در سیستم اعمال کند تا کارفرما با مشکلات قانونی مواجه نشود.

چرا انتخاب نرم‌افزار و دستگاه حضور و غیاب معتبر اهمیت دارد؟

با توجه به حساسیت بالای موضوع، انتخاب نرم‌افزاری که هم از لحاظ فنی قابل اعتماد باشد و هم از نظر پشتیبانی، اهمیت زیادی دارد. در این زمینه، شرکت سبحان یکی از ارائه‌دهندگان معتبر در حوزه دستگاه‌ها و نرم‌افزار حضور و غیاب است که طیف گسترده‌ای از محصولات را ارائه می‌کند. چه به دنبال یک نرم‌افزار حضور و غیاب رایگان باشید و چه یک سیستم پیشرفته با امکانات حرفه‌ای، می‌توانید روی محصولات سبحان حساب کنید. نهایتاً با توجه به مطالب گفته شده در مورد انواع شیفت های کاری در سیستم حضور و غیاب می‌توانید اطلاعات بیشتری بدست آورید.

خرید دستگاه حضور و غیاب

جمع‌بندی

مدیریت استفاده از انواع شیفت های کاری در دستگاه حضور و غیاب، یکی از حیاتی‌ترین بخش‌های اداره هر سازمان است. بدون تعریف دقیق و ثبت درست این شیفت‌ها، امکان محاسبه عادلانه حقوق و رعایت قوانین کار وجود نخواهد داشت. استفاده از نرم‌افزار حضور و غیاب و حتی نسخه‌های نرم‌افزار حضور و غیاب رایگان بهترین راهکار برای پیشگیری از بی‌نظمی، خطا و مشکلات قانونی است. اگر به دنبال سیستمی مطمئن، تخصصی و متناسب با نیاز سازمان خود هستید، پیشنهاد می‌شود محصولات شرکت تجهیزات اداری سبحان را بررسی کنید؛ مجموعه‌ای که توانسته اعتماد بسیاری از سازمان‌ها را جلب کند و راهکاری کامل برای مدیریت حضور و غیاب پرسنل ارائه دهد. شما می‌توانید برای کسب اطلاعات بیشتر و مشاوره رایگان با شماره 09130818101 تماس بگیرید.

سوالات رایج:

1- شیفت شب چگونه محاسبه و ثبت می‌شود؟

معمولاً زمان‌ بین نیمه‌شب تا صبح با نرخ متفاوت (مثلاً شب کاری یا اضافه کار) در گزارش‌ها ثبت می‌شوند.

2- آیا دستگاه حضور و غیاب می‌تواند اضافه‌کار بر اساس شیفت محاسبه کند؟

در پاسخ به این سوال باید گفت بله، اگر ساعات ورود/خروج از محدوده شیفت فراتر برود، به‌عنوان اضافه‌کار یا تأخیر ثبت می‌شود.

3- در زمانی که اینترنت قطع شود، تنظیمات شیفت از بین می‌رود؟

در جواب به این سوال باید گفت خیر، چرا که تنظیمات در حافظه محلی دستگاه ذخیره می‌شود و بعداً همگام‌سازی می‌گردد.