معایب و مزایای دستگاه حضور و غیاب کارتی (مهر 1404)

آیا می‌خواهید معایب و مزایای دستگاه حضور و غیاب کارتی را بدانید؟ در دنیای کسب‌وکارهای مدرن، کنترل ورود و خروج کارکنان اهمیت زیادی دارد. یکی از راهکارهای متداول برای این کار، استفاده از دستگاه حضور و غیاب است. این دستگاه‌ها در مدل‌های مختلفی مانند کارتی، اثر انگشتی، تشخیص چهره و ترکیبی عرضه می‌شوند. در ادامه به طور جامع و دقیق معایب و مزایای دستگاه حضور و غیاب کارتی را بررسی خواهیم کرد تا مشخص شود که آیا این فناوری گزینه‌ای مناسب برای کسب‌وکار شماست یا خیر.

مزایای دستگاه حضور و غیاب کارتی

در این جا به پنج مزیت آن خواهیم پرداخت:

 ۱. سهولت استفاده و کاهش نیاز به آموزش

یکی از مهم‌ترین مزایای دستگاه حضور و غیاب کارتی، سادگی استفاده از آن است. کارکنان بدون نیاز به آموزش‌های پیچیده، تنها با نزدیک کردن یا کشیدن کارت خود به دستگاه می‌توانند ورود و خروج خود را ثبت کنند. در مقایسه با روش‌های دیگر، مانند دستگاه‌های اثر انگشتی که نیاز به تطبیق بیومتریک دارند، این روش بسیار سریع و بدون دردسر است.

 ۲. افزایش سرعت در ثبت ورود و خروج

در سازمان‌هایی که تعداد کارکنان زیاد است، تأخیر در ثبت ورود و خروج می‌تواند باعث ایجاد صف‌های طولانی شود. دستگاه حضور و غیاب کارتی به دلیل نداشتن فرایندهای پیچیده پردازش بیومتریک، زمان ثبت اطلاعات را به حداقل می‌رساند. این ویژگی برای محیط‌هایی که نیاز به مدیریت سریع حضور و غیاب دارند، یک مزیت رقابتی محسوب می‌شود.

 ۳. هزینه پایین نسبت به روش‌های بیومتریک

دستگاه‌های پیشرفته‌تر مانند دستگاه‌های حضور غیاب تشخیص چهره و ساعت زن انگشتی معمولاً هزینه‌های بالاتری دارند، چرا که به حسگرهای پیچیده و الگوریتم‌های پردازش تصویر نیاز دارند. در مقابل، دستگاه حضور و غیاب کارتی گزینه‌ای مقرون‌به‌صرفه‌تر محسوب می‌شود و به همین دلیل بسیاری از کسب‌وکارهای کوچک و متوسط این راهکار را ترجیح می‌دهند.

 ۴. بهداشت و عدم نیاز به تماس فیزیکی

از دیگر مزایای دستگاه حضور و غیاب کارتی که بعضی از مدل های دیگر این مزیت را ندارند؛ بعنوان مثال:  یکی از مشکلات دستگاه‌های اثر انگشتی این است که تمام کارکنان باید انگشت خود را روی حسگر قرار دهند، که این موضوع می‌تواند در محیط‌هایی که رعایت بهداشت اهمیت دارد، چالش‌برانگیز باشد. دستگاه حضور و غیاب کارتی نیازی به تماس مستقیم ندارد و از این جهت برای محیط‌های درمانی، صنایع غذایی و فضاهای عمومی انتخاب مناسب‌تری است.

 ۵. امکان ترکیب با سیستم‌های دیگر

یکی دیگر از مزایای دستگاه حضور و غیاب کارتی، در بسیاری از شرکت‌ها از کارت‌های چندمنظوره برای دسترسی به بخش‌های مختلف سازمان استفاده می‌کنند. این امکان وجود دارد که کارت‌های حضور و غیاب به گونه‌ای طراحی شوند که علاوه بر ثبت ورود و خروج، به عنوان کارت شناسایی، مجوز ورود به بخش‌های خاص و حتی برای پرداخت هزینه‌های داخلی مورد استفاده قرار گیرند.

مشکلات دستگاه حضور و غیاب کارتی

در این‌جا پنج معایت آن شامل:

 ۱. امکان سوءاستفاده از کارت توسط دیگران

یکی از مهم‌ترین مشکلات دستگاه حضور و غیاب کارتی، احتمال تقلب است. در این روش، یک کارمند می‌تواند کارت همکار خود را برای ورود یا خروج ثبت کند، بدون اینکه فرد واقعی در محل کار حضور داشته باشد. این مسئله به‌ویژه در سازمان‌هایی که نظارت دقیق ندارند، می‌تواند به کاهش بهره‌وری و افزایش غیبت‌های غیرموجه منجر شود.

 ۲. احتمال گم شدن یا آسیب دیدن کارت

در مقایسه با روش‌های بیومتریک که نیازی به ابزار فیزیکی ندارند، استفاده از کارت ریسک گم شدن یا آسیب دیدن را به همراه دارد. در صورت مفقود شدن کارت، فرد تا زمان دریافت کارت جدید ممکن است با مشکل مواجه شود و حتی امنیت سازمان نیز ممکن است به خطر بیفتد، چرا که ممکن است کارت گمشده در اختیار افراد غیرمجاز قرار گیرد.

 ۳. هزینه‌های جانبی برای جایگزینی کارت‌ها

اگرچه دستگاه حضور و غیاب کارتی نسبت به مدل‌های بیومتریک ارزان‌تر است، اما هزینه‌های جانبی مانند صدور مجدد کارت‌های گمشده یا خراب‌شده می‌تواند به‌مرور افزایش یابد. این مشکل در سازمان‌هایی که تعداد کارکنان زیادی دارند، نمود بیشتری پیدا می‌کند. در اینجا یادآور می‌شویم که برای استفاده دستگاه های حضور و غیاب نیازی به اتصال به اینترنت وجود ندارد با این حال گاهی برای استفاده از امکاناتی مثل به روز رسانی نرم افزار و یا تعریف سال کاری و … باید از اینترنت استفاده کنید.

 ۴. امکان خرابی دستگاه در صورت استفاده نادرست

برخی از دستگاه‌های حضور و غیاب کارتی نیاز به کشیدن کارت روی یک شیار دارند. در صورت استفاده مکرر و نادرست، این شیار ممکن است دچار فرسودگی شود و عملکرد دستگاه مختل گردد. هرچند مدل‌های جدید دارای فناوری RFID این مشکل را تا حد زیادی برطرف کرده‌اند، اما همچنان برخی سازمان‌ها از دستگاه‌های قدیمی استفاده می‌کنند که ممکن است نیاز به تعمیر و نگهداری بیشتری داشته باشند. البته در صورت نیاز به تعمیر دستگاه حضور و غیاب می‌توانید از خدمات شرکت تجهیزات اداری سبحان و یا برای مشاوره و راهنمایی با شماره 09130818101 تماس نمایید.

 ۵. محدودیت‌های امنیتی در مقایسه با روش‌های بیومتریک

اگرچه دستگاه حضور و غیاب کارتی نسبت به روش‌های سنتی مانند ثبت دستی ورود و خروج پیشرفته‌تر است، اما همچنان در مقایسه با دستگاه‌های بیومتریک مانند اثر انگشت یا تشخیص چهره، سطح امنیت پایین‌تری دارد. این دستگاه‌ها تنها می‌توانند کارت را تأیید کنند، اما نمی‌توانند هویت واقعی کاربر را تضمین کنند.

نهایتاً با آگاهی از مشکلات دستگاه حضور و غیاب کارتی شما می‌توانید آگاهانه تر انتخاب خود را انجام دهید.

سخن پایانی

دستگاه حضور و غیاب کارتی همچنان یکی از محبوب‌ترین و پراستفاده‌ترین روش‌های کنترل ورود و خروج کارکنان است. اگر سازمان شما نیاز به امنیت بالاتر دارد و می‌خواهید از تقلب جلوگیری کنید، شاید بهتر باشد به سراغ دستگاه‌های بیومتریک بروید. البته با توجه به معایب و مزایای دستگاه حضور و غیاب کارتی اگر به دنبال یک راهکار سریع، ارزان و کاربردی هستید، دستگاه حضور و غیاب کارتی همچنان یک گزینه مطلوب محسوب می‌شود. برای بررسی دقیق‌تر و خرید بهترین دستگاه حضور و غیاب متناسب با نیازهای سازمانی، می‌توانید به سایت تجهیزات اداری سبحان مراجعه کنید و یا برای مشاوره رایگان با شماره 09130818101  تماس حاصل نمایید.

 سوالات متداول:

1- مزیت های دستگاه حضور و غیاب کارتی چیست؟

• سهولت استفاده و کاهش نیاز به آموزش
• افزایش سرعت در ثبت ورود و خروج
• هزینه پایین نسبت به روش‌های بیومتریک
• بهداشت و عدم نیاز به تماس فیزیکی
• امکان ترکیب با سیستم‌های دیگر

2- مشکلات دستگاه حضور و غیاب کارتی؟

• امکان سوءاستفاده از کارت توسط دیگران
• احتمال گم شدن یا آسیب دیدن کارت
• هزینه‌های جانبی برای جایگزینی کارت‌ها
• امکان خرابی دستگاه در صورت استفاده نادرست
• محدودیت‌های امنیتی در مقایسه با روش‌های بیومتریک

3- آیا کار کردن با دستگاه های حضور و غیاب نیاز به اتصال به اینترنت دارد؟

به طور کلی استفاده از دستگاه حضور و غیاب نیاز به اتصال اینترنتی ندارد. هرچند در برخی موارد از جمله تعریف

     سال کاری جدید، تعریف سیستم و بروز رسانی نرم افزار به اتصال به اینترنت نیاز است.