در گذشته، حضور و غیاب کارکنان بیشتر با دفترهای کاغذی، فایلهای اکسل و در مجموعههای بزرگتر با دستگاههای حضور و غیاب انجام میشد. اما با فراگیر شدن گوشیهای هوشمند، نرم افزار حضور و غیاب اندروید نیز به یکی از گزینههای مورد توجه کسبوکارهای کوچک تبدیل شدهاند.
امروزه صاحب یک فروشگاه، دفتر خدماتی، شرکت کوچک یا تیم استارتاپی میتواند بدون خرید دستگاه، اپلیکیشن حضور و غیاب را روی گوشی کارکنان نصب کند و از روشهایی مانند GPS، ثبت ورود و خروج از موبایل و پنل تحت وب برای مدیریت زمان کاری استفاده کند. برای نمونه، اتنسی ثبت تردد با اپلیکیشن اندروید و GPS را ارائه میکند و تایمزی نیز امکان ثبت ورود و خروج از طریق موبایل، پنل وب و دستگاه را دارد.
اما آیا این یعنی خرید دستگاه حضور و غیاب دیگر برای کسبوکارهای کوچک ضرورتی ندارد؟
پاسخ همیشه مثبت نیست. برای یک کسبوکار کاملاً دورکار یا تیمی که کارکنان دائماً خارج از محل شرکت فعالیت میکنند، اپلیکیشن میتواند انتخاب مناسبی باشد. اما برای شرکتی که کارکنان هر روز در یک محل مشخص حاضر میشوند، خرید یک دستگاه حضور و غیاب اقتصادی در بسیاری از مواقع میتواند انتخاب مطمئنتر و حتی اقتصادیتری باشد؛ بهخصوص زمانی که نرمافزار حضور و غیاب نیز همراه دستگاه ارائه شود.
در این مقاله از تجهیزات اداری و فروشگاهی سبحان چند نمونه از نرم افزارهای حضور و غیاب اندروید را معرفی میکنیم، مزایا و محدودیتهای آنها را بررسی میکنیم و در ادامه توضیح میدهیم چرا برای بسیاری از کسبوکارهای کوچک، خرید یک دستگاه ساده و ارزان میتواند گزینه منطقیتری باشد.
نرم افزار حضور و غیاب اندروید چیست؟
نرم افزار حضور و غیاب اندروید برنامهای است که به کارکنان اجازه میدهد به جای استفاده از دستگاه فیزیکی، ورود و خروج خود را با استفاده از گوشی هوشمند ثبت کنند.
بسته به نوع نرمافزار، روش ثبت تردد میتواند متفاوت باشد. بعضی سامانهها از GPS و موقعیت مکانی برای تشخیص حضور کارمند در محل کار استفاده میکنند، بعضی از اپلیکیشن و بلوتوث کمک میگیرند و برخی نیز امکان اتصال همزمان به دستگاههای بیومتریک را دارند.
برای مثال، اتنسی امکان ثبت تردد با موبایل و GPS، مدیریت شیفتها، مرخصی و گزارشگیری را ارائه میدهد و نسخه اندروید آن نیز در دسترس است.
تایمزی نیز امکان ثبت ورود و خروج از طریق موبایل، پنل تحت وب و دستگاه را ارائه میدهد و برای تیمهایی که کارکنان آنها مرتباً خارج از محل شرکت فعالیت میکنند، طراحی شده است.
در نتیجه، اپلیکیشنهای حضور و غیاب اندروید میتوانند در شرایط خاص، جایگزین مناسبی برای سختافزار باشند.
بهترین نرم افزارهای حضور و غیاب اندروید کداماند؟
نمیتوان یک اپلیکیشن را برای تمام کسبوکارها به عنوان «بهترین» معرفی کرد؛ زیرا امکانات، روش ثبت تردد و مدل قیمتگذاری نرمافزارها متفاوت است. معیار درست، میزان هماهنگی نرمافزار با نیاز کسبوکار است.
در ادامه چند گزینه قابل بررسی را معرفی میکنیم.
۱. نرم افزار حضور و غیاب اتنسی
اتنسی یکی از سامانههای حضور و غیاب آنلاین ایرانی است که برای شرکتهای کوچک و متوسط، استارتاپها و تیمهای چابک طراحی شده است.
از قابلیتهای اعلامشده این سامانه میتوان به ثبت تردد با موبایل و GPS، مدیریت شیفت، مرخصی، مأموریت، اضافهکاری، گزارش کارکرد و مدیریت چند محل کاری اشاره کرد. همچنین اتنسی نسخه اندروید و iOS دارد و امکان استفاده از اطلاعات تردد ثبتشده با دستگاههای بیومتریک را نیز فراهم میکند.
مزایای اتنسی
- ثبت تردد با موبایل و GPS
- مناسب برای شرکتهای کوچک و متوسط
- امکان تعریف چند محل کار
- مدیریت شیفت
- گزارش کارکرد
- مدیریت مرخصی و مأموریت
- امکان اتصال به برخی دستگاههای بیومتریک
این گزینه برای تیمهایی که نیروی دورکار، مأمور یا سیار دارند، جذابتر است.
۲. تایمزی؛ حضور و غیاب با موبایل برای تیمهای متحرک
تایمزی یکی دیگر از راهکارهایی است که امکان ثبت ورود و خروج با موبایل را در اختیار کارکنان قرار میدهد. طبق معرفی این سامانه، کاربران میتوانند از موبایل، پنل تحت وب یا دستگاه برای ثبت تردد استفاده کنند و گزارشهای روزانه، هفتگی و ماهانه دریافت کنند.
یکی از کاربردهای مهم آن برای کسبوکارهایی است که کارکنان دائماً در محل شرکت حضور ندارند؛ برای مثال نیروهای فروش، بازاریابها یا کارکنان مأموریتی.
این نرم افزار برای چه کسبوکارهایی مناسبتر است؟
- تیمهای فروش
- نیروهای میدانی
- شرکتهای خدماتی
- کسبوکارهای دورکار
- مجموعههایی با چند محل فعالیت
- شرکتهایی که کارکنان دائماً خارج از دفتر هستند
۳. کاتیش؛ گزینهای برای مدیریت حضور و زمان کارکنان
کاتیش نیز یک سامانه فارسی مدیریت زمان و حضور کارکنان است که امکاناتی مانند مدیریت حضور و غیاب، کارکنان، شیفتها، درخواستها و گزارشهای مدیریتی را ارائه میکند.
این سامانه امکان شروع رایگان برای تعداد محدودی کارمند را نیز اعلام کرده و محیط آن فارسی و راستچین است.
مزیت کاتیش برای کسبوکارهای کوچک
کسبوکارهایی که تعداد کارکنان بسیار محدودی دارند و میخواهند قبل از خرید سیستم سختافزاری، یک راهکار نرمافزاری را امتحان کنند، میتوانند چنین سرویسهایی را بررسی کنند.
۴. نانوواچ؛ حضور و غیاب با موبایل، وب و دستگاه
نانوواچ رویکردی ترکیبی دارد. طبق اطلاعات منتشرشده توسط این سامانه، حضور و غیاب میتواند از طریق اپلیکیشن، پنل تحت وب یا دستگاههای بیومتریک انجام شود و روشهایی مانند GPS، Wi-Fi و دستگاههای بیومتریک را پشتیبانی میکند.
این مدل برای کسبوکارهایی جالب است که ممکن است امروز با موبایل شروع کنند اما در آینده به دستگاه بیومتریک نیاز پیدا کنند.
۵. وانیار؛ حضور و غیاب موبایلی برای کسبوکارهای کوچک
اپلیکیشن حضور و غیاب رایگان وانیار نیز امکان تعریف پرسنل، شیفت کاری، محل کار و مدیران را در اختیار کاربر قرار میدهد و برای مدیریت حضور و غیاب کارکنان طراحی شده است. اطلاعات مربوط به وضعیت حضور نیز از طریق اپلیکیشن قابل مدیریت است.
این نوع اپلیکیشنها برای مجموعههایی که میخواهند بدون خرید اولیه سختافزار، مدیریت حضور و غیاب را شروع کنند، میتوانند جذاب باشند.
مقایسه بهترین نرم افزارهای حضور و غیاب اندروید
| نرمافزار | ثبت با موبایل | GPS | مدیریت شیفت | گزارشگیری | اتصال به دستگاه |
| اتنسی | ✅ | ✅ | ✅ | ✅ | ✅ در پلنهای مشخص |
| تایمزی | ✅ | ✅ | ✅ | ✅ | ✅ |
| کاتیش | ✅ | — | ✅ | ✅ | — |
| نانوواچ | ✅ | ✅ | ✅ | ✅ | ✅ |
| وانیار | ✅ | اطلاعات وابسته به سرویس | ✅ | ✅ | — |
مزایای استفاده از اپلیکیشن حضور و غیاب به جای دستگاه
استفاده از اپلیکیشن برای همه کسبوکارها انتخاب بدی نیست. اتفاقاً در شرایط مناسب، مزایای مهمی دارد.
عدم نیاز به خرید سختافزار
برای شروع کار، نیازی نیست دستگاه جداگانه خریداری شود. کارکنان میتوانند با گوشی خود وارد نرمافزار شوند و تردد را ثبت کنند.
مناسب برای نیروهای دورکار و سیار
این مهمترین مزیت اپلیکیشن است. کارمندی که هر روز در محل مشخصی کار نمیکند، نمیتواند برای ثبت تردد به دستگاه ثابت شرکت مراجعه کند.
GPS میتواند در برخی سامانهها به مدیر کمک کند محل ثبت تردد را بررسی کند.
راهاندازی سریع
نصب اپلیکیشن و ایجاد حساب کاربری معمولاً بسیار سادهتر از خرید، نصب و تنظیم یک سیستم سختافزاری است.
دسترسی از راه دور
مدیر میتواند از طریق موبایل یا پنل تحت وب وضعیت حضور کارکنان را بررسی کند.
معایب نرم افزار حضور و غیاب اندروید چیست؟
اما اپلیکیشن نیز محدودیتهایی دارد که قبل از انتخاب باید آنها را در نظر گرفت.
وابستگی به گوشی کارکنان
اگر گوشی فرد خاموش باشد، باتری نداشته باشد یا اپلیکیشن به دلیل تنظیمات سیستمعامل دسترسی لازم را نداشته باشد، ثبت تردد ممکن است با مشکل مواجه شود.
وابستگی به اینترنت و GPS در برخی روشها
در راهکارهایی که ثبت حضور بر اساس موقعیت مکانی انجام میشود، کیفیت GPS و ارتباط اینترنتی میتواند روی تجربه کاربر اثر بگذارد.
امکان تقلب بیشتر نسبت به سیستم بیومتریک ثابت
در یک دستگاه بیومتریک، هویت کارمند با اثر انگشت یا چهره بررسی میشود. اما در سیستم موبایلی، سطح امنیت به نحوه طراحی اپلیکیشن و روش احراز هویت بستگی دارد.
بنابراین اگر محیط شما یک محل ثابت و مشخص برای حضور کارکنان دارد، بهتر است این موضوع را جدیتر بررسی کنید.
اپلیکیشن حضور و غیاب بهتر است یا دستگاه؟
اینجا باید بر اساس نوع کسبوکار تصمیم گرفت.
| شرایط کسبوکار | انتخاب مناسبتر |
| کارکنان دورکار | اپلیکیشن |
| نیروی فروش و بازاریاب | اپلیکیشن |
| کارکنان مأموریتی | اپلیکیشن |
| تیم کاملاً سیار | اپلیکیشن |
| دفتر با محل ثابت | دستگاه |
| فروشگاه با محل ثابت | دستگاه |
| کارگاه | دستگاه |
| کارخانه | دستگاه |
| رستوران | دستگاه |
| شرکت با حضور روزانه کارکنان | دستگاه |
| مجموعه حساس به صحت تردد | دستگاه بیومتریک |
برای مثال اگر یک تیم پنج نفره کاملاً دورکار دارید، خرید دستگاه احتمالاً ضرورتی ندارد. اما اگر پنج کارمند دارید که هر روز از ساعت ۸ صبح تا ۴ عصر در یک دفتر مشخص حضور دارند، خرید یک دستگاه حضور و غیاب ارزان میتواند منطقیتر باشد.
چرا برای کسبوکار کوچک خرید دستگاه ارزان میتواند بهتر باشد؟
تصور کنید یک دفتر ۱۰ کارمند دارد. همه افراد هر روز در یک محل مشخص حضور دارند و مدیر فقط میخواهد ساعت ورود، خروج، تأخیر و اضافهکاری آنها را کنترل کند.
در این شرایط، استفاده از تلفن شخصی همه کارکنان برای ثبت تردد الزاماً بهترین راهکار نیست.
یک دستگاه ساده اثر انگشتی میتواند در ورودی دفتر قرار گیرد و تمام کارکنان تردد خود را روی همان دستگاه ثبت کنند.
مزیت اصلی این است که روش ثبت برای همه یکسان است و شرکت مجبور نیست وابسته به مدل گوشی، اینترنت، باتری یا تنظیمات تلفن همراه کارکنان باشد.
دستگاه حضور و غیاب ارزان برای شرکتهای کوچک چه ویژگیهایی باید داشته باشد؟
برای کسبوکارهای کوچک معمولاً نیازی به دستگاههای بسیار پیشرفته با ظرفیت چند هزار کاربر نیست.
یک مدل اقتصادی میتواند ویژگیهایی مانند موارد زیر داشته باشد:
- ثبت تردد با اثر انگشت
- ظرفیت حدود ۵۰۰ کاربر
- امکان ثبت دهها هزار رکورد
- USB برای انتقال اطلاعات
- اتصال شبکه در مدلهای مجهز
- نرمافزار مدیریت حضور و غیاب
- گزارشگیری ساعات کار
- امکان تعریف شیفت
برای بعضی شرکتها نیز یک دستگاه ترکیبی ساده که از اثر انگشت، کارت و چهره پشتیبانی کند، میتواند انعطاف بیشتری ایجاد کند.
چند دستگاه اقتصادی برای کسبوکارهای کوچک
در فروشگاه تجهیزات اداری و فروشگاهی سبحان میتوان دستگاههای اقتصادی را متناسب با تعداد کارکنان و نوع فعالیت انتخاب کرد.
دستگاههای اثر انگشتی اقتصادی
برای شرکتهایی که تعداد کارکنان آنها پایین است و کارکنان در محیط اداری فعالیت میکنند، دستگاههای اثر انگشتی با ظرفیت حدود ۵۰۰ کاربر میتوانند گزینهای اقتصادی باشند.
این مدلها برای دفاتر، شرکتهای خدماتی، فروشگاهها و مجموعههای کوچک که نیاز پیچیدهای به احراز هویت ندارند، مناسب هستند.
دستگاههای ترکیبی اقتصادی
اگر میخواهید علاوه بر اثر انگشت امکان استفاده از کارت یا تشخیص چهره را نیز داشته باشید، میتوانید سراغ دستگاههای ترکیبی بروید.
این دستگاهها برای کسبوکارهایی مناسباند که کارکنان شرایط یکسانی ندارند؛ برای مثال بخشی از نیروها میتوانند با اثر انگشت و گروه دیگر با چهره تردد خود را ثبت کنند.
دستگاه تشخیص چهره اقتصادی
برای رستورانها، کارگاهها یا محیطهایی که استفاده از اثر انگشت برای کارکنان دشوار است، مدلهای تشخیص چهره اقتصادی نیز میتوانند انتخاب مناسبی باشند.
بنابراین حتی در یک کسبوکار کوچک هم لازم نیست همیشه ارزانترین دستگاه را بخرید؛ بهتر است اقتصادیترین دستگاه متناسب با نیاز واقعی مجموعه را انتخاب کنید.
مزیت مهم خرید دستگاه از تجهیزات اداری و فروشگاهی سبحان
یکی از مواردی که در مقایسه هزینه اپلیکیشن و دستگاه باید بررسی شود، هزینه نرمافزار است.
ممکن است یک اپلیکیشن در ابتدا رایگان یا بسیار ارزان باشد، اما کسبوکار شما به مرور به امکانات بیشتری نیاز پیدا کند.
در تجهیزات اداری و فروشگاهی سبحان، هنگام خرید دستگاه حضور و غیاب، نرمافزار حضور و غیاب به صورت رایگان همراه دستگاه ارائه میشود.
این یعنی مجموعه کوچک شما برای شروع استفاده از دستگاه، علاوه بر خرید سختافزار، مجبور به پرداخت هزینه جداگانه برای نرمافزار حضور و غیاب نخواهد بود.
سبحان سافت؛ مدیریت حضور و غیاب و کارکرد کارکنان
برای یک کسبوکار کوچک، ثبت ورود و خروج تنها بخشی از ماجراست. بعد از ثبت تردد باید بتوان ساعات کاری را محاسبه و گزارش کرد.
سبحان سافت برای مدیریت اطلاعات حضور و غیاب در کنار دستگاههای ارائهشده توسط تجهیزات اداری و فروشگاهی سبحان استفاده میشود.
با استفاده از سیستم حضور و غیاب، اطلاعات ثبتشده توسط دستگاه میتواند در فرآیند مدیریت کارکرد کارکنان مورد استفاده قرار گیرد.
این موضوع برای محاسبه مواردی مانند:
- ساعات کار
- تأخیر
- تعجیل
- غیبت
- اضافهکاری
- کسری کار
اهمیت پیدا میکند.
نرم افزار حقوق و دستمزد سبحان؛ مرحله بعد از حضور و غیاب
وقتی اطلاعات کارکرد کارکنان آماده شد، مرحله بعدی محاسبه حقوق و دستمزد است.
در کسبوکارهای کوچک معمولاً مدیر یا مسئول اداری مجبور است اطلاعات حضور و غیاب را از روی فایلهای مختلف جمعآوری کرده و سپس محاسبات حقوق را به صورت دستی انجام دهد.
نرم افزار حقوق و دستمزد سبحان میتواند این فرآیند را برای مجموعههایی که میخواهند محاسبات حقوق و دستمزد را ساختاریافتهتر انجام دهند، سادهتر کند.
در نتیجه میتوان یک مسیر یکپارچه برای مدیریت نیروی انسانی داشت:
این یک مزیت مهم نسبت به استفاده صرف از یک اپلیکیشن موبایلی است؛ زیرا کسبوکار علاوه بر ثبت ساعت ورود و خروج، به سمت مدیریت کاملتر اطلاعات نیروی انسانی حرکت میکند.
چه زمانی اپلیکیشن اندروید را انتخاب کنیم؟
اپلیکیشن حضور و غیاب زمانی انتخاب خوبی است که شرایط کسبوکار واقعاً با آن هماهنگ باشد.
اگر نیروها:
- دورکار هستند،
- دائماً در مأموریتاند،
- در چند نقطه مختلف فعالیت میکنند،
- بازاریاب یا نیروی فروش هستند،
- یا محل کار ثابت ندارند،
ثبت تردد با موبایل میتواند انعطاف بسیار بیشتری ایجاد کند. بعضی سرویسها نیز برای همین سناریوها امکاناتی مانند GPS، چند محل کاری و دسترسی از وب و موبایل ارائه میدهند.
چه زمانی خرید دستگاه حضور و غیاب انتخاب بهتری است؟
اگر کارکنان شما هر روز در یک محل مشخص حاضر میشوند، خرید دستگاه ارزش بیشتری پیدا میکند.
برای مثال:
دفتر ۸ نفره → دستگاه اقتصادی
فروشگاه ۱۰ نفره → دستگاه اثر انگشتی
رستوران ۲۰ نفره → دستگاه تشخیص چهره
کارگاه ۳۰ نفره → دستگاه ترکیبی یا تشخیص چهره
در این شرایط، دستگاه در یک نقطه مشخص قرار میگیرد و همه کارکنان از یک سیستم مشترک برای ثبت تردد استفاده میکنند.
در چنین کسبوکارهایی، پرداخت هزینه برای گوشی و اینترنت شخصی کارکنان برای ثبت حضور ممکن است ضرورتی نداشته باشد؛ بهخصوص وقتی با هزینهای منطقی میتوان یک دستگاه اقتصادی خریداری کرد.
جمعبندی؛ نرم افزار اندروید یا دستگاه حضور و غیاب؟
نرم افزار حضور و غیاب اندروید برای کسبوکارهای دورکار، تیمهای سیار و شرکتهایی که کارکنان در محلهای مختلف فعالیت میکنند، گزینهای انعطافپذیر است. سرویسهایی مانند اتنسی، تایمزی، کاتیش، نانوواچ و وانیار امکانات مختلفی برای ثبت و مدیریت تردد از طریق موبایل ارائه میدهند.
اما برای کسبوکاری که حتی با ۵ یا ۱۰ کارمند، محل کاری ثابت دارد، همیشه منطقی نیست که حضور و غیاب را به گوشیهای شخصی کارکنان وابسته کند. در چنین شرایطی، یک دستگاه حضور و غیاب اقتصادی میتواند ثبت تردد را متمرکزتر و قابلکنترلتر کند.
مزیت مهم برای مشتریان تجهیزات اداری و فروشگاهی سبحان این است که با خرید دستگاه، نرمافزار حضور و غیاب رایگان نیز دریافت میکنند و در صورت نیاز میتوانند از سبحان سافت و نرم افزار حقوق و دستمزد سبحان برای مدیریت بهتر کارکرد و حقوق کارکنان استفاده کنند.
پس انتخاب بین اپلیکیشن و دستگاه نباید صرفاً بر اساس «ارزانتر بودن» انجام شود؛ باید دید کارکنان کجا و چگونه کار میکنند. برای یک تیم دورکار، اپلیکیشن احتمالاً منطقیتر است؛ اما برای یک دفتر، فروشگاه، رستوران، کارگاه یا شرکت با محل ثابت، خرید یک دستگاه حضور و غیاب ارزان و مناسب میتواند در مجموع انتخاب اقتصادیتر و مطمئنتری باشد.
یک دستگاه ساده، یک سیستم کامل برای کسبوکار کوچک
برای خرید دستگاه حضور و غیاب لازم نیست حتماً سراغ مدلهای گران و پیچیده بروید. تجهیزات اداری و فروشگاهی سبحان میتواند بر اساس تعداد کارکنان و نوع فعالیت مجموعه، یک مدل اقتصادی متناسب با نیاز شما پیشنهاد دهد.
با خرید دستگاه، نرمافزار حضور و غیاب رایگان دریافت میکنید و در صورت نیاز میتوانید فرآیند مدیریت کارکرد و حقوق کارکنان را نیز با سبحان سافت و نرم افزار حقوق و دستمزد سبحان سادهتر کنید.
کمهزینه شروع کنید، درست انتخاب کنید و وقتی کسبوکارتان بزرگ شد، سیستم حضور و غیابتان را هم توسعه دهید.
برای انتخاب یک دستگاه حضور و غیاب اقتصادی متناسب با کسبوکارتان، با کارشناسان تجهیزات اداری و فروشگاهی سبحان مشورت کنید.